Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Institutssekretariat

Die TECO-Forschungsgruppe ist ein interdisziplinärer Forschungslehrstuhl für Pervasive Computing Systems am Karlsruher Institut für Technologie (KIT). Wir sind an der Fakultät für Informatik beheimatet und forschen in internationalen und interdisziplinären Teams.

Zur Unterstützung unseres kleinen Sekretariatsteams suchen wir Sie. Die Arbeit erfolgt vorwiegend am Vormittag am Campus Süd des KIT (Oststadt) und lässt sich flexibel gestalten. Sie teilen sich eine volle Stelle mit einer Kollegin. Die vielfältigen Aufgaben eines Institutssekretariats sind thematisch aufgeteilt.

Zu Ihren speziellen Aufgaben gehören insbesondere:

• Bearbeitung von Personalangelegenheiten (z. B. Anträge zur Einstellung und Weiterbeschäftigung von wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen sowie studentischen/wissenschaftlichen Hilfskräften)
• Umbuchungen und Aufbereitung des Personalbudgets sowie von Personalausgaben in Drittmittelprojekten anhand des SAP-Berichtswesens
• Organisation und Verwaltung von Prüfungsterminen, Lehrveranstaltungen und Abschlussarbeiten über das Campusmanagement-System (CAS) des KIT
• Kommunikation und Koordination von Institutsaufgaben mit der zentralen Verwaltung des KIT
• Terminkoordination für die Leitungsebene des Instituts

Persönliche Qualifikation

Sie verfügen über

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen
• sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
• Fundierte MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Excel, Word)
• Erfahrung mit SAP BW oder vergleichbaren Berichts- und Analysesystemen wenn möglich
• Sicheres Auftreten, Diskretion, Einsatzbereitschaft und Zuverlässigkeit
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse für die Kommunikation mit internationalen Studierenden und Wissenschaftler*innen

Organisationseinheit

Entgelt

EG 6 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind. 

Vertragsdauer

unbefristet

Bewerbungsfrist bis

08.12.2025

Fachliche Ansprechperson

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Prof. Dr. Michael Beigl, Tel. +49 721 608-41700.

Job type/category

• Permanent position

Favored career stage

• Job experience > 2 years

Location/region

• Karlsruhe city, Karlsruhe region

Sector

• Other

Language at workplace

• German

Type of company

• Scientific institution